Sale cara y deficiente la digitalización en el Departamento de Estado

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A56Yz_NCMAAp156El Departamento de Estado contrató a una compañía privada a la que llegó a pagarle mucho más de la mitad del presupuesto anual de la agencia, que es de entre $10 y $14 millones, para ponerse al día con los atrasos que confrontaba en su registro digital de corporaciones.

Antes de la contratación de esta compañía bajo la incumbencia de Kenneth McClintock, ese trabajo lo realizaban empleados del Departamento de Estado.

El contrato original firmado en 2009, cuando inició la administración del Gobernador Luis Fortuño, fue por casi $5 millones. La cifra representaba más de un 33 por ciento del presupuesto del Departamento de Estado, mientras dicho gobierno despedía decenas de miles de empleados, amparado en una situación que denominó como crisis fiscal.

Este contrato con una entidad privada siguió aumentando hasta superar los $10 millones anuales, cifra que era menor, sólo por $500,000 dólares, al presupuesto anual del Departamento de Estado para el año fiscal 2010-11. Los hallazgos están contenidos en un informe divulgado por la Contralor Yasmín M. Valdivieso sobre la incumbencia del ex Secretario de Estado Kenneth McClintock, bajo la gobernación de Luis Fortuño.

Como si fuera poco, el Departamento de Estado carecía de mecanismos efectivos para supervisar las transacciones y confió en los informes suministrados por la entidad privada. El DE accedió a pagar a FileOne el 40 por ciento por los recaudos logrados mediante la mecanización de su propio sistema, pero llegó a pagar en ocasiones el 69 por ciento de los ingresos que obtenía. Esto representó varios otros millones de dólares que el erario dejó de percibir, mientras el sistema computadorizado carecía de garantías de recuperación para el Gobierno en caso de un desastre natural o tecnológicos.

El cabro velando las lechugas

Un hallazgo menciona que el especialista de tecnología y nueve empleados de la compañía privada tenían privilegios para crear y modificar los comprobantes de pago e ingresar informes de años previos, lo que fue considerado impropio para sus funciones por los auditores del Contralor.

Además, el gerente del proyecto y su ayudante, ambos de la compañía privada, tenían acceso privilegiado con la capacidad de editar la información básica corporativa, lo cual podía determinar el valor de honorarios que su propia firma podía cobrar.

Reacciona el Departamento de Estado

Luego de que el Centro de Periodismo Investigativo publicara esta noticia, el secretario auxiliar de Servicios del Departamento de Estado, Francisco Rodríguez Bernier, respondió a la petición de una reacción previamente gestionada, en la que explicó que la agencia renegoció varias de las cláusulas del contrato que heredó de la pasada administración y que considerará a otras compañías para el trabajo cuando el acuerdo venza a finales del año en curso.

Entre los cambios implantados, Rodríguez Bernier destacó que el Gobierno ahora puede auditar independientemente la veracidad y exactitud de los informes mensuales sometidos por FileOne y a base de los cuales cobraba sus comisiones.

Agregó que los clientes del sistema se encontraban satisfechos con el servicio y que existía una cláusula que obligaba al Gobierno a indemnizar a FileOne en $4 millones si cancelaba el contrato antes de su vencimiento.

El funcionario aclaró que la compañía privada no retiene el 40 por ciento de las transacciones que maneja, sino que ese 40 por ciento es lo que le corresponde al Departamento de los recaudos por concepto de radicaciones de las corporaciones y el restante 60 por ciento ingresa al Fondo General.

Los auditores de la Oficina del Contralor establecen que, en la práctica, la compañía privada asumió el control sobre ciertos aspectos de los archivos digitalizados de las corporaciones y dejó a ciegas al Gobierno sobre los detalles de las transacciones económicas que éstas realizaban.

Esta situación llegó a tal grado que el Departamento de Estado carecía de acceso directo a las transacciones en las pantallas de su sistema para verificar la veracidad y exactitud de los trámites y confiaba en los discos compactos regrabables que le suministraba el propio contratista que retenía millonarias comisiones.

¿Quién es la compañía?

Aunque el informe omite el nombre de la compañía contratada en el año 2009, menciona el número de contrato, mediante el cual se puede identificar que se trata de FileOne Inc., cuyo contrato ha sido enmendado en seis ocasiones hasta aumentar de $4,914,532 a $10,723,897, según la Oficina del Contralor.

Mientras esto ocurría, el presupuesto anual del Departamento de Estado se redujo de $14,513,000 en el año fiscal 2008-09 a $11,211,00 en el 2009-10 y a $10,110,000 en el 2010-11.

Todos los contratos aparecen con la fecha de expiración del 18 de diciembre de 2014. El Departamento de Estado no respondió a las peticiones del CPI para confirmar si este contrato continúa vigente.

Los auditores establecieron que el Departamento de Estado reconciliaba las transacciones de su portal cibernético con un disco que le proveía su contratista, conjuntamente con los recaudos cobrados a corporaciones puertorriqueñas, tras descontar sus honorarios.

Uno de los hallazgos de la auditoría menciona que, entre el primero de enero y el 30 de noviembre de 2011, la compañía reportó recaudos por $9,886,743, de los cuales depositó $6,869,327, ó un 69 por ciento, en la cuenta correspondiente, y $3,017,416 fueron recaudados mediante los comprobantes del pago del Departamento de Hacienda. Esto superaba significativamente el 40 por ciento de la comisión de FileOne pactado en el contrato.

Uno de los informes, con fecha del 22 de junio de 2011, según la auditoría, sometido en un disco y correspondiente a abril de ese mismo año, reflejaba que el contratista había retenido el 59 por ciento, ó $4,318,135, de los $7,288,307 recaudados por transacciones de las corporaciones registradas en el DE.

Cuando los auditores de la Oficina del Contralor verificaron dicho informe, encontraron graves errores matemáticos. Otro hallazgo menciona que los datos bajo el control del Departamento de Estado y la compañía contratada estaban fuera de sincronización y no se actualizaban a la vez, había vaguedad en el acuerdo entre ambas partes sobre un plan de respaldo de datos, y el Gobierno carecía de una copia y plan de recuperación y continuidad de sus operaciones en caso de necesitarlo.

El informe menciona, sin especificar si fue McClintock o su sucesor, David E. Bernier, que el DE había tomado nota de los señalamientos y había advertido a sus subalternos a tomar las medidas correctivas correspondientes.

*Esta nota fue actualizada el 7 de febrero.

Lea el informe completo aquí.